仕事を行うにあたって、なかなかその手順などを覚える事ができないと悩む人は多いものです。
そのような場合に、どう対処すればよいのかをいくつか挙げていきます。
1.いかにメモを取るかを考える
仕事を覚える基本は、必ずメモを取ることです。
聞いて覚えるという職種もあるかもしれませんが、そのような場合においても、どう記録するのかを工夫する必要があります。
例えば立ちながらでもさっと取り出してメモ書きができるようなメモ帳を用意しておくような工夫が必要となります。
お勧めはページを縦に開くリング綴じのスタイルのものです。
そして背表紙には厚紙を使用しているものが、立ちながらでも書きやすいものです。
とにかく教わったことは書き残すことを習慣付けることが大切です。
また、いつでも見返すことができる大きさであることも重要です。
ポケットに入る、さっと取り出せる、これが必要なのは条件となります。
そして書き方にもコツがあります。
後で書き加えることがある事を考えて、空白を多く残しながら書いていくということです。
決してびっしりと詰めて書くことはしないようにする事を心掛けるということです。
2.必ずその仕事をする理由を書く
仕事の手順を記録するには、コツがあります。
良く見るのは、単純に仕事を進める手順のみを淡々と書き記しているものですが、これは仕事を覚えるという点であまり効果は無いものです。
というのも、どこか一カ所でも手順を間違えたとしても、それに気づかずに先に進んでいる場合があるからです。
そこで必要なのは、なぜその順番でその作業を行うのかという理由を添えて書くことです。
そのために、教わる時点で質問をすることが必要となります。
もし忘れたならば、後で必ず確認することが大切です。
そしてそれをメモ帳に記しておくことです。
また、後で見返す時や仕事を進める中で確認しやすいように書き方を工夫することも大切です。
カッコで囲んだり色を変えたりといった、自分にとって見やすくなる工夫をすれば良いものです。
3.仕事上のミスは必ず書き残す
仕事をしていると、必ずといってよいほどにミスをするものです。
それをその後の対応のみに追われて済ませるのではなく、同じミスをしないようにする工夫が必要となります。
そのための第一歩として、必ず自分がしたミスを書き残しておく事が大切です。
そしてその原因となる事を考えて書き加えること、さらにはそれを防ぐための手段も記しておくことが大切です。
その上で、仕事の手順として記録してきた該当する作業の欄に、その予防策を書き加えておくと効果があります。
4.メモを読み返す
メモを書き残すことができたら、それを読み返すことこそが必要です。
単に書いて終わりにしてしまっては、その効果は半減するというわけです。
そこで、仕事を進めながらも書き残した注意点などをチェックする癖をつける事が必要となります。
このためにも、メモ帳は取り出しやすい大きさのものを選ぶことが重要となるわけです。
そしてそれを見ながらに仕事を進めて、その中で気づくことがあればさらに注釈として書き加えることも大切です。
ここまでくれば、このメモ帳は立派なマニュアルになっている事がわかります。
自分だけのものであると同時に、いずれ配属が変わる際に後任に仕事の引き継ぎをするためにも役に立つことになります。
5.効率化を考える
一般的に仕事ができる人というのは、無駄が無いものです。
そこには考え尽くされた流れというものも見受けられるものです。
それを行うために必要となるのは、常に作業の効率化を考えるという事です。
同じ作業を繰り返すのであれば、行う時間を縮めることによってより多くの事ができるようになりますし、また他の業務を手掛けることができるようになります。
そのために、常にどこに無駄があるのか、時間を短縮するためにどう工夫すればよいかや自動化できるかを考える事が必要となります。
もちろん、それらはメモ帳の該当する部分に書き加えたり修正をするなりして記録することです。
6.次に何をするかを決めておく
仕事ができる人は時間を無駄にはしないものです。
ひとつ業務が終わったあとに、何をすれば良いのか指示を待つようではいけないという事です。
そのためには、普段から空き時間ができたら何をするかをリストにしておく事が必要です。
調べ物や作業の効率化について考える時間を取るなど、やるべき事を考えておくことが大切です。
また、ミスの原因となりそうなところを見つけ出すといった事も、このような空き時間に考えておくことも大切です。
メモ帳を肌身離さず持ち活用することが仕事ができるようになる第一歩
仕事ができる人の条件は、同じミスをしない事、常に効率化を考える事、無駄な時間を作らない事、そして自ら課題を探す事です。
これらを意識した上で、何をすべきかを考えてそれを実行する、ただそれだけのことで仕事ができる人に変わっていきます。
そのための第一歩として、常に肌身離さずに持ち歩くメモ帳を選ぶ事が必要となります。