会議を上手に進めることができれば、社会人としてとっても優秀に思えませんか?ただ参加するだけの人や、イマイチ爪跡を残せずに悩んでいる人はこれからご紹介する方法を参考にしてみてください。
これで周りの評価も会議に参加する気分も変えられるはずです。
1.メモを取りながら話を聞く
会議を上手に進めるにはメモを取るのが大事です。
そうでないとこれまでのやりとりがわからなくなって、意見を言いたい時もはっきりと言うことができません。
また、矛盾があったりすると説得力もなくなってしまいますし、メモを真剣に取る姿もやる気と見なされて耳を傾けてもらえたりします。
PCに入力でも構いませんが、会議の流れはちゃんと残しておきましょう。
2.事前に資料を用意しておく
事前に資料を用意しておくことも大切です。
頭の中で整理ができていたとしても、当日になると緊張してうまく話せなくなってしまうことがあります。
それに、資料があると聞く側も話が理解しやすくなるでしょう。
「○ページをご覧ください」と活用しながら話を進め、席が遠くて聞きづらい人や理解に時間がかかる人にもちゃんとわかってもらえるようにします。
3.質問されることを想定しておく
あらかじめ質問されることを想定しておきましょう。
一覧に書き起こしておくと答えやすくなります。
または、なるべく質問されないような完璧な資料を用意しておくのでもいいです。
しかし、それだと時間もかかりますし、目を通すのもちょっと大変かもしれません。
ですから、質問されることを前提として用意しておく方が無難でしょう。
想定外の質問も考えられますから、事前に誰かに資料を見てもらって疑問点を聞いておくことをオススメします。
4.喉の調子を整えておく
会議に向けて喉の調子を整えておいてください。
声が聞き取れないと会議でも存在感を発揮できません。
特に元々声が通りにくい人は注意しましょう。
喉の調子を整えておくことで、あなた自身も堂々と発言したくなったりもします。
また、気合が入っていることを周りに知らせることができ「君、何かないかい?」と意見を求められる可能性もあります。
5.反応を見ながら臨機応変に変える
会議では自分の言いたいことばかり押し付けないようにしてください。
発言しながら周りの反応も見るようにして、リアクションが悪いようならもう一度説明し直したり、不満そうな人がいたら違うパターンも提案してみるなどしてみましょう。
大きく意見を変えると反発されてしまいますが、軌道修正くらいなら気づかれずに上手く自分の有利な方へ持っていくことができます。
6.事前にシミュレーションしておく
大事な会議の前は事前にシミュレーションしておくべきです。
特に自分の発言時間が用意されているとわかっているような時は、自分の用意した資料を読みながらどれくらいの時間で話し終えるか時間を計ってみることも必要です。
熱く語りすぎて長くなりすぎてしまうと途中で止めるように言われてしまうこともあります。
また、短すぎても内容が薄いように思われてしまったりもします。
7.自分で納得のいく内容に仕上げておく
会議の前に発言する内容をよく吟味し、発言内容や資料を納得のいく内容に仕上げておいてください。
そのためには考えに迷いがあってはいけませんし、用意する資料にも根拠などといった説得力が不可欠です。
納得のいく意見なら会議の時も迷わずに堂々と発言できます。
多少厳しい質問をされたって、きっと上手く乗り切ることができるでしょう。
8.人の意見もしっかりと聞く
会議では自分よがりにならずに人の意見もしっかりと聞くようにしましょう。
それを上手く生かしながら自分の発言に利用するということもできます。
「○○さんが言っていたように」とか「先ほどもありましたが」などです。
こうすることで誰かを味方につけたような形となり、あなたの意見により説得力が生まれます。
また、しっかりと聞いてくれた人の意見は同じように聞いてもらえるものです。
9.否定だけではなく肯定もしながら進める
誰かの意見に打ち勝ちたいからといって、否定ばかりしていてはいけません。
人の意見にもなるほどと言えるような部分は少なからずあります。
その際は頷いたり「確かに」などと言ったりして反応を見せましょう。
すると、冷静に会議に参加しているあなたの態度が好感を持たれます。
そして、あなたがいよいよ発言するという時にみんなも期待してじっくりと聞いてくれるようになります。
会議を上手に進めるには準備と態度が大切です。
準備がしっかりなされていると、周りの人達も会議に参加しやすくなるばかりかあなたの会議への思いも感じ取ってもらうことができます。
態度だって同じで、いくら素晴らしい意見を持っていても態度が悪ければ聞いてはもらえません。
会議はみんなで参加してみんなで答えを出していく場です。
謙虚かつ冷静に進めていきましょう。