仕事を覚え、ある程度のキャリアを積んだ段階で、「仕事がキャパオーバーしている」と感じる場合があります。これは新人の時にはほとんど経験しないことです。キャパオーバーするほどの仕事を任されているわけですから、それだけ仕事ができるようになったという証拠。悪いことではありません。
しかし、そのままにしておくわけにもいきません。どういう対処法があるかご紹介します。
1.仕事の整理をしてみる
「キャパを超えている。とてもこなしきれない」と感じた時に、最初にすべきこと。それは、自分の担当している仕事について、分類、整理をすることです。
ただ漠然と「仕事が多すぎる」と嘆いているだけでは、改善策は講じられません。現在、自分はどんな仕事をどれだけの量、受け持っているのか。ルーティンワークとそうでない仕事の割合はどうなっているのか。
また、一種類の仕事量が多すぎてきついと感じているのか。それともマルチタスクの種類が多すぎるのか。こうした観点から、自分の仕事について一度客観的に見直し、分類、整理してみましょう。
その際、頭の中で考えるだけではなく、必ず可視化すること。文字にして整理することで、仕事を俯瞰し、また細かく分類することができるのです。これが、改善するために不可欠の準備です。
程度が軽い場合は、こうして整理しただけで仕事の効率化が図られ、キャパオーバー問題がかなり改善されることもありえます。
2.一種類の仕事量が多すぎる場合は、全体をいくつかに分割してみる
上記のように整理してみて、一種類の仕事量が多すぎるためにキャパオーバーしていると確認できた場合の対処法を説明します。
多すぎる仕事全体を、大きな一塊としてとらえると、さそれだけでモチベーションは低下してしまうでしょう。「こんなにたくさん、とてもむり」という気持ちに、最初になってしまうからです。
その場合は、仕事をいくつかに分割するのです。たとえば全体で10の仕事量がある場合、それを5分割して、「2の仕事が5」というように捉える。そして「2」の量をこなすための時間目標を設定。その小目標を1つずつクリアしていくことを心がけるのです。
こうすることによって、心の負担はかなり軽減できるはず。結果、仕事の効率がアップし、より短時間でこなすことができるようになるでしょう。
3.マルチタスクの場合は優先順位を決めてから取り組む
多種類の仕事を受け持ち、常に複数のタスクを頭に置きながら仕事をしている人も少なくないでしょう。そういうケースで「キャパオーバー」と感じた場合は、仕事の優先順位を決めてから取り組むことをおすすめします。
というと「それは常識。すでにやっている」という答えが返ってくるにちがいありません。確かにそうでしょう。しかし、今一度、「優先順位の決め方」について見直してみてはいかがでしょうか。
ふつう優先順位というと、「緊急性」と「重要性」のベクトルで考えます。しかし、仕事量が多い場合はそれだけの分類では不十分、不適当なのです。そこにさらに「かかる時間」と「難易度」のベクトルを加えるほうが、合理的なのです。
つまり「簡単な仕事」「短時間でできる仕事」を、たとえ重要性や緊急性はなくても優先してこなしてしまう、という方法です。簡単ですぐにできる仕事を片付けてから、重要性の高い仕事に取り組むというようにすると、効率が上がりますし、気持ちの負担も軽減されるにちがいありません。
4.手に余る分は同僚に依頼する
それでもどうしてもこなしきれない、という場合は、ほかの人に助けてもらうしか方法はありません。助けを依頼すべき人は2人います。1人は、同僚。
職場内で自分と同程度のスキルのある同僚に、仕事の一部を受けもってもらうよう依頼してみましょう。もちろん、相手に時間的余裕があることが大前提。気心の知れた同僚であれば、承諾してくれる可能性も小さくないでしょう。
ただ、いつも一方的に助けてもらってばかりというわけにはいきません。時には相手の仕事を助けることも必要です。つまり、依頼が受け入れられるかどうかは、日ごろの関係によるのです。
5.上司に相談する
助けを依頼すべきもう1人の人は、上司です。
ただし、「キャパを超えている」と感じた段階ですぐに上司に相談するのは賢明ではありません。
最初に紹介したように、一度仕事を整理した上で、最大限の努力をまずはしてみましょう。それでもどうしても手に余ってしまう、と判明した場合にのみ、「最後の手段」として、上司に話をもっていくようにするのです。
「これだけのことはできた。しかし、この仕事はどうしても自力ではこなしきれない」というように説明すると説得力が出ますから、上司も前向きに対応してくれるにちがいありません。
最初から「無理」と泣きついてくる部下は、上司にとって「使えない部下」になってしまうのです。
キャパオーバーになっても焦らないこと
一番大切なのは、焦らないことです。キャパオーバーしていると感じると、どうしても焦ってしまうもの。しかし、焦れば焦るほど作業効率は下がりますし、ミスも起きやすくなります。
それを避けるために、上記を参考にして、冷静な対応を心がけるようにしましょう。気持ちの負担を軽減することが、なにより重要なのです。