会社などの組織で働いていると、担当する仕事以外に飛び込みの仕事が入ってくることも少なくないでしょう。中でもやっかいなのが、上司や同僚から「これ、よろしく」と振られるタイプの仕事です。というのも、そうしたイレギュラーな仕事はめんどうだったりやっかいだったりすることが多いからです。その場合、角を立てずに断るにはどうしたらいいか。
ここでは上手な断り方を5種類ご紹介します。
1.「能力に自信がない、引き受けるとかえって迷惑をかける」と辞退する
振られそうになった仕事が未経験のものだったり、難易度が高そうなものだった場合には。「自分の無能さ」を理由に断るといいでしょう。
その際、ただ「自分には無理そうです」と言っただけでは、おそらく相手は「そんなことはない。絶対にできるから」と押してくるでしょう。ですから、「どうしても自信がない」ということを、強く主張するようにしましょう。
「その仕事はやったことがなく、今の私の能力では少々荷が重そうです。安請け合いをして仕事を始め、途中で放り出してしまうようなことがあっては、かえって大きな迷惑をかけてしまうでしょう」というような説明の仕方がいいでしょう。
コツはあくまでもへりくだって、少々理屈っぽい説明をすること。相手が「めんどくさいからほかの人に振ろう」と思ってくれれば大成功です。
2.「締切の迫っている仕事を抱えている」と説明する
「受けたいけど、今は、受けられない」というのも、角の立ちにくい断り方です。その場合、有効なのが「締め切りのある仕事を抱えている」という説明。
もちろんこれは、実際にそういう仕事が存在することが大前提。ありもしない仕事をでっち上げて断るのがNGであることは、言うまでもないでしょう。
ほんとうにそうした仕事があれば、話を少々誇張することはかまいません。「締切に間に合わないと大変なことになる」とか、「現時点で、考えていたペースよりすでにかなり遅れてしまっている」など、話に緊迫性を持たせるといいでしょう。
3.「今受け持っている仕事だけで、すでにキャパの限界」と泣きつく
さきほどの「能力に自信がない」という断り方のバリエーションがあります。それは、自分の能力のなさを嘆き、泣きつくという方法。たとえば、こんな風に説明してみてはいかがでしょうか。
「お役にたちたいのはやまやまですが、現実的にそれは不可能だと思います。とにかく、今担当している仕事だけで精いっぱい。すでに私のキャパの限界なのです。ですから、これ以上の仕事を受け持ってしまうと、それをこなせないだけでなく、本来の仕事までできなくなってしまうのです。実は、今の仕事を少し、他の人に分担してほしいと思っていたところなんです」
こう泣きつかれれば、同僚はもとより、上司も無理に仕事を振るわけにはいかなくなるでしょう。「キャパの限界。ほかの人に分担してほしい」と言われた上司は、いわば「藪蛇」をつついたわけで、その対応を迫られかねないと感じます。そのため腰が引けて、それ以上強く、押してくることはないでしょう。
4.スケジュール表を見せて断る
マルチタスクをこなしている人、営業など外回りの仕事をしている人、社内社外の関係者と会う仕事の多い人におすすめの、もっとも説得力ある断り方を紹介しましょう。
それは、自分のスケジュール表を見せるという方法です。口で「今、忙しいから無理です」というより、スケジュールが細かく書き込まれた、「いかにも忙しそうなスケジュール表」を見せるほうが、数倍の説得力があるでしょう。
人のスケジュール表を見せられると、多くの人は遠慮がちに覗くものです。ですから、実際にそれほど多忙なスケジュールでなくても、ちらりと一瞥しただけで、「なるほど、忙しそうだ」と感じてしまうにちがいありません。
その心理を利用するのです。そのためには、普段から、「一見、多忙に見えるスケジュール表」を作るようにするといいでしょう。書き方によってそうした印象を与えることは、意外にかんたんなものです。
5.他の同僚を推薦する
「自分には無理」とか「今は忙しい」と断った後で、「○○さんなら自分よりも優秀で仕事が早いので、適任ではないでしょうか」と言い添えるのも、上手なやり方です。
相手はその振ってきた仕事を、誰かにやってもらわないとこまるわけです。あるいは、自分でやるのが嫌だから振ってきたにちがいありません。ですから、あなたに断られると「どうしよう」と悩むことになるでしょう。
その時、あなたから「あの人が適任」という名前が上がれば、それに乗ってくる可能性はかなり大きいと考えていいでしょう。断っているあなたといつまでも関わっているより、その人に話を持っていこうと考えるにちがいありません。諦めてくれればしめたものです。
安請け合いをせずに断る時は断ろう
上司や同僚から依頼された仕事は、できるだけ断らないで受けるのが理想です。しかし、中には「面倒な仕事だから、だれかに押し付けたい」という意識で振ってくるケースもあります。その場合は、安請け合いしないで、きっぱり断るようにしましょう。
上記を参考に、普段から対応策を考えておくことをおすすめします。